Omschrijving
Het leveren van producten en diensten op het gebied van P&O, Financiën, ICT, Communicatie, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken en bestuurs- en managementondersteuning. Samen werken aan de prestaties die we als gemeente willen leveren is hierbij onze leidraad en dan niet alleen voor de gemeente Deventer. Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, de gemeentelijke belastingen, de ICT, de facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dat verband vanuit de gemeente Deventer.
Doorontwikkelen naar organisatie die flexibel, netwerkend en communicatief is de missie die verbonden is aan het programma bedrijfsvoering. De basis op orde hebben is daarbij net zo belangrijk als het verbeteren en vernieuwen van de bedrijfsvoering van de gemeente. Immers, de gegevensverzamelingen, de daaraan verbonden (informatie)-systemen en bedrijfsvoeringsprocessen zijn in het hier en nu al essentieel om goede producten en diensten te leveren en daarmee de gemeentelijke doelen te bereiken en als organisatie in control te zijn. Verbetering en vernieuwing is nodig om een bijdrage te leveren aan deze organisatie.
Deventer beweegt
De kern van ons werk is helder: werken aan de gemeenschap Deventer. Onze medewerkers maken daarin het verschil! Succes wordt niet bepaald door een structuur of systeem, maar door de mensen en dat is ook in de gemeente Deventer het geval.
Binnen de organisatie van de gemeente Deventer werken medewerkers met plezier aan de Deventer vraagstukken. We zijn een organisatie waarin integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. We zoeken steeds de samenwerking in logische ketens, waarbij die keten niet ophoudt bij de organisatiegrens. We werken van buiten naar binnen, van binnen naar buiten en met ons hoofd en hart voor Deventer. We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. Onze rolinvulling bepalen we mede afhankelijk van het maatschappelijke vraagstuk.
In 2017 is gewerkt aan de (her-)inrichting van onze organisatie zodat deze beter aansluit op de Deventer vraagstukken. De nieuwe inrichting is per 1 september 2017 een feit. Er is tevens een aantal interventies uitgevoerd op cultuur, leiderschap, samenwerking en ontwikkeling van medewerkers, die bijdragen aan deze manier van werken. We gaan daar in 2018 mee verder. Zo verstevigen we de samenwerking, vergroten we de flexibiliteit en blijven we continu de verbinding leggen met inwoners, bedrijven en elkaar. Dat vraagt continu leren, verbeteren en vernieuwen omdat onze omgeving ook continu in beweging is.
Leren en Ontwikkelen
2017 was het eerste jaar uitvoeringsjaar van het nieuwe kader Leren en Ontwikkelen 2017-2020. Dit kader sluit inhoudelijk aan bij Deventer beweegt. De activiteiten vallen binnen de lijnen:
- Samenwerkende gemeente in verbinding
- Flexibele organisatie en ambtenaar
- Eigen regie en verantwoordelijkheid en continu verbeteren
- Werken met plezier
- Financiële kennis en rolinvulling
- Digitaal vaardig
- Verbindend leiderschap
Naast de inhoud is er een verandering doorgevoerd in de visie op leren en ontwikkelen. Dit betekent dat leren en ontwikkelen, naast cursus en training via de Deventer School, veel meer op maat, dichtbij de praktijk en in samenwerking met elkaar gebeurt (volgens het principe van 70-20-10).
Gegeven de herinrichting van de organisatie gaat deze omslag in denken langzaam maar gestaag. In 2018 wordt aan de implementatie van de visie een boost gegeven worden.
Aan de activiteiten van de Deventer School deden 568 deelnemers mee.
Er is, naast deze inzet op de ontwikkeling van de organisatie, tevens geïnvesteerd in vakopleiding en team- en individuele ontwikkeling. Daarin is een grote diversiteit aan thema’s aan de orde geweest
Generatiepact
Tot en met december 2017 zijn er 41 deelnemers aan het Generatiepact. Bij elkaar komt hierdoor ruim €400.000 aan loonsom vrij, die gebruikt wordt voor instroom van jongeren. Ongeveer €90.000 valt binnen onderdelen van de DOWR-werkorganisatie en wordt ook alleen in die teams gebruikt voor herbezetting.
Ongeveer €170.000 is reeds ingezet voor herbezetting van posities met jongeren. Hun gemiddelde leeftijd is 28 jaar. De helft van de jongeren zijn jongeren die al in dienst van de organisatie zijn en een urenuitbreiding hebben gekregen (en in enkele gevallen een vast contract). De andere helft bestaat uit nieuwe instroom, deels via het traineeprogramma van de Talentenregio. Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht voor de instroom van een groep jongeren in één keer.
Doorontwikkeling sturen en beheersen
Ook het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van de doorontwikkeling van het sturen en beheersen van de gemeente. De accountant heeft in haar accountantsrapport over 2016 reeds aangegeven dat de gemeente haar basis op orde heeft en adequaat zicht heeft op de risico’s. Dit is in 2017 uiteraard in de werkwijze en het sturen en beheersen gecontinueerd.
Verdere doorontwikkeling op de sturing en beheersing richt zich op het voorbereiden van de gemeente op de in-control-verklaring die het college in 2020 moet afgeven. De uitlijning hiervan is inmiddels gestart door hier een aangescherpt kader voor de controlfunctie op te stellen. Dit kader richt op een risico-gerichte aanpak/insteek met daarbij de toekomstige focus op "key-controls" en een verdere explicitering van de 3 controllijnen (lijn, advies en concern). Wij beogen hiermee verdere bewustwording, risicogedreven handelen en het versterken van het zelforganiserende en zelfcontrolerende vermogen.
Hiermee geven we een extra professionaliseringsimpuls aan de werkwijze die deze gemeente al sinds 2012 voert.
Informatieveiligheid
Onder informatieveiligheid verstaan we het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening te waarborgen. Kernpunten daarbij zijn beschikbaarheid, integriteit (juistheid) en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en andere informatie. In 2017 is een nulmeting uitgevoerd ten aanzien van informatieveiligheid. Daarin is aangegeven in hoeverre de gemeentelijke informatieveiligheid aansluit op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten). Naast aandacht voor de technische veiligheid is er ook aandacht besteed aan houding en gedrag van medewerkers. De belangrijkste activiteiten zijn beschreven in een uitvoeringsplan dat in september 2017 door het college van B&W is vastgesteld.
Ook is er in 2017 gestart met ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Dit bestaat uit een digitaal verantwoordingsformulier dat als basis dient voor een jaarlijkse IT-audit. ENSIA sluit aan op de gemeentelijke planning en controlcyclus voor informatieveiligheid en neemt de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) als uitgangspunt. De resultaten van de IT audit worden in het eerste kwartaal 2018 verwacht.
DOWR
De DOWR-bedrijfsvoeringsamenwerking is in 2017 verder gegroeid van ontwikkelfase naar consolidatiefase. In 2017 is de samenwerking DOWR geëvalueerd met de conclusie dat ‘samenwerken loont’ en dat er ook nog verbeterpunten zijn die aandacht verdienen.
De aanbeveling uit de evaluatie rondom het professionaliseren van de PDCA cyclus is uitgevoerd. Dit betekent dat de kaderdocumenten, zoals DVO, begroting en rapportages nog beter zijn uitgelijnd. Verder zijn de oude prestatie-indicatoren (de 6 k’s) vervangen door nieuwe waardoor de stuurinformatie nog scherper is geworden. Tot slot zijn er diverse gezamenlijke bijeenkomsten geweest om tot betere rolinvulling te komen in de governance van werkorganisatie, regiegroepen, het directeuren beraad, de bedrijfsvoeringsraad en het bestuurlijk overleg. In de tweede helft van 2017 is een visie op de samenwerking opgesteld, met de vraag ‘hoe is de gewenste toekomstontwikkeling van de DOWR samenwerking’. Deze visie zal begin 2018 aan de colleges zal worden aangeboden ter bespreking.
Bij alle percelen geldt, dat er financieel een positief of neutraal beeld kan worden gegeven. Over de hele linie zien we dat de percelen positief scoren op de nieuw ontwikkelde prestatie-indicatoren.
DOWR I
Bestuurlijk en organisatorisch heeft 2017 in het teken gestaan van het uitvoeren van de Bestuursopdracht “Grip op ICT” met daarin drie sporen: vorming I-visie, bevorderen informatieveiligheid en organisatieontwikkeling van de werkorganisatie. In 2017 is de gezamenlijke DOWR I-visie opgesteld in nauwe samenwerking. De uitvoeringsplannen informatieveiligheid en organisatieontwikkeling DOWR-I zijn vastgesteld en in uitvoering genomen.
DOWR-I heeft er in 2017 wederom voor gezorgd dat de drie gemeenten de beschikking hadden over een stabiel netwerk en stabiele informatiesystemen. Daarnaast zijn er diverse projecten tot uitvoering gekomen, zijn achterstanden weggewerkt en is de monitoring op projecten en budgetten verder verbeterd.
DOWR Facilitaire Zaken
Facilitaire Zaken heeft in het tweede jaar na de verhuizing naar het nieuwe Stadhuis nog een flink aantal nazorgactiviteiten uitgevoerd, die voortvloeiden uit het project Stadhuiskwartier. Er kan nu gesteld worden dat de directe exploitatiekosten circa €500.000 per jaar lager liggen ten opzicht van de decentrale huisvesting in de oude situatie. Het stadhuis is inmiddels diverse keren genomineerd voor architectuurprijzen en is in 2017 bekroond met de BNA Publieksprijs Beste Gebouw 2017 en de Abe Bonnema architectuurprijs 2017. Dit leidt nog steeds tot een grote vraag naar rondleidingen. Het stadhuis blijkt ook aantrekkelijk om landelijke evenementen en werkconferenties te organiseren, waarmee Deventer zich op de kaart speelt.
DOWR Financiële administratie
In 2017 is de financiële administratie aangepast aan de gewijzigde wetgeving BBV, inclusief de informatieverstrekking aan derden. Verder is in 2017 ingezet op verbetering van informatie over en processen in het debiteurenbeheer.
DOWR Belastingen
Het afgelopen jaar stond in het teken van de implementatie van de aanbesteding. Voor het team belastingen betrof dit de waarderingsapplicatie en belastingapplicatie en de frontoffice.
De waarderingsapplicatie is geïmplementeerd. Het team heeft in 2017 de herwaardering met deze applicatie uitgevoerd. Verder zijn in 2017 de werkprocessen van het binnengemeentelijk berichtenverkeer geoptimaliseerd en de data van objectkenmerken BAG ten behoeve van de LV WOZ onderzocht en afgestemd.
De formatie van de gemeente is een dynamisch gegeven. De formatie is onderhevig aan daling door taakstellingen en bezuinigingen of verzelfstandiging van een organisatieonderdeel. Ook stijging van formatie is mogelijk doordat bijvoorbeeld taken van het Rijk naar de gemeente komen, organisatorische ontwikkeling zoals het gastheerschap voor een DOWR bedrijfsvoeringsonderdeel, zoals ICT, FZ, belastingen de Financiële Administratie . De formatiereductie als gevolg van bezuinigingen en taakstellingen leidt daarom niet altijd 1 op 1 tot afname van de formatieomvang van de gemeente als geheel. In 2017 is de formatie ten opzichte van vorige verslagjaren gedaald. Dit is ingegeven door de vastgestelde bezuinigingen en de teamtransities, die hebben geleid tot een reductie van management en medewerkers. Het feit dat de bezetting niet evenredig is gedaald, heeft te maken met de 2-jarige boventalligheidsperiode van medewerkers. De formatie is al komen te vervallen, maar de bezetting nog niet aangezien medewerkers nog maximaal 2 jaar in dienst zijn. Dit leidt tot (tijdelijke) frictiekosten die reeds in de begroting zijn voorzien. De vacatureruimte is merendeel benut als flexibele schil om pieken op te vangen door middel van inhuur.
Jaar | Formatie op 31-12 | Bezetting op 31-12 | Vacatureruimte |
|---|---|---|---|
2014 | 774,85 | 747,45 | 27,40 |
2015 | 746,07 | 730,77 | 15,30 |
2016 | 703,42 | 670,71 | 32,71 |
2017 | 697,22 | 667,55 | 29,67 |
(bedragen x €1.000)
Realisatie | Prognose NJR | Begroot | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Soort inhuur | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2017 | 2017 |
Inhuur vaste formatie | 1.115 | 1.362 | 1.928 | 1.204 | 1.286 | 1.222 |
Inhuur extra capaciteit | 4.683 | 4.713 | 3.409 | 3.979 | 3.780 | 3.625 |
Inhuur specifieke deskundigheid | 1.656 | 2.151 | 1.921 | 2.523 | 2.632 | 1.979 |
Totaal | 7.454 | 8.226 | 7.258 | 7.706 | 7.698 | 6.826 |
Ondanks de dalende trend van de inhuur in de loop van de afgelopen jaren is er dit jaar vergeleken met de begroting de prognose dat de inhuur nu weer stijgt. Ten opzichte van de prognose van inhuur bij de najaarsrapportage is er echter niet veel verschil. Bij de I-werkorganisatie wordt voor specifieke functies ingehuurd. Dit geldt voor projecten zoals Digitaal werken, onvermijdelijke instandhoudingsprojecten, Applicatie sociaal domein, RUD en het project “Grip op ICT”. De totale begroting van de I werkorganisatie wordt niet overschreden. Bij het team Ondernemen en Vergunningen en PRO (Projecten, Realisatie & Ontwikkeling) is de extra capaciteit met name toe te schrijven aan inhuur extra capaciteit incidentele projecten. Voorbeelden hiervan zijn projectmanagement (op vacatureruimte) Holterwegzone, Vijfde Hoek, Park Zandweerd, Renovatie Brinkgarage (als onderdeel van het Sluiskwartier) project leiding op juridisch gebied in het Havenkwartier. Bij het team Inkomensondersteuning wordt extra ingehuurd. Er is hier een flexibele schil en er is geen structureel budget. Dit kan worden opgelost binnen de vacatureruimte. Bij het team Ondersteuning is extra capaciteit ingehuurd voor vervanging van langdurige ziekte. Dit kan voor het grootste deel worden opgelost doordat er meer inkomsten worden gegenereerd op projecten.
Het verzuimpercentage in 2017 was 4,77. Ten opzichte van het jaar ervoor (5,33%) is het verzuim behoorlijk gedaald. Het verzuim zit hiermee ruim onder de norm (25% beste scorende gemeenten) van de gemeenten in dezelfde grootteklasse (5%). Het percentage ligt iets boven de organisatienorm van 4,6%.
Vergeleken met landelijke benchmarks is het percentage langdurig verzuim naar verhouding hoog. De aanpak van verzuim (specifiek het thema werkdruk en werkstress) behoudt de aandacht van directie en management. Tegen de trend in wordt een groot deel van het verzuim veroorzaakt door lichamelijke klachten. Daarnaast verdient de uitval door psychosociale arbeidsbelasting aandacht, specifiek de combinatie van privéomstandigheden met wat er op het werk gevraagd wordt. De meldingsfrequentie (het aantal ziekmeldingen per jaar gedeeld door het totaal aantal medewerkers van de gemeente Deventer) is 0,84 en ligt ruim onder de norm van 1,1.
Jaar | Ziekteverzuim in % | Meldingsfrequentie |
|---|---|---|
2013 | 5,47% | 1,22 |
2014 | 5,03% | 1,04 |
2015 | 4,75% | 0,98 |
2016 | 5,33% | 0,98 |
2017 | 4,77% | 0,84 |
(bedragen x €1.000)
Omschrijving | Primitieve begroting | Begroting na wijziging | Rekening |
|---|---|---|---|
Overhead | 27.305 | 27.220 | 26.845 |
In de nieuwe BBV-regels is voorgeschreven wat onder de definitie overhead wordt verstaan.
De definitie luidt: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Door de definitie te gebruiken kan een eenduidig inzicht worden gegeven in de kosten die direct zijn toe te rekenen aan bepaalde taakvelden. Met ingang van 2017 moet worden aangegeven welk bedrag dit in de gemeente betreft.
Het voordelig verschil tussen begroting en rekening is een gevolg van lagere niet gebouw gebonden facilitaire kosten en lagere kosten opleidingen.
(bedragen x €1.000)
Omschrijving | Primitieve begroting | Begroting na wijziging | Rekening |
|---|---|---|---|
Vennootschapsbelasting | 0 | 0 | 0 |
De Wet modernisering Vpb-plicht Overheidsondernemingen treedt per 1 januari 2016 in werking. Voor verschillende activiteiten (o.a. gebiedsontwikkeling, parkeren) hebben wij onderzocht of er sprake zou kunnen zijn van een winstoogmerk en (dus) van het drijven van een onderneming.
Dat is niet het geval, waardoor hier geen aanvullende financiële consequenties in de vorm van vpb afdracht voor de gemeente Deventer aan verbonden zijn.